同窓会サイトを作ろう！開催案内や出欠確認にも

同窓会を主催する際に手間を感じる点は、出欠確認と連絡が行き届いているかどうか管理する点です。
もしできるだけ効率よく同窓会を開催したいなら、同窓会専用のWebサイト作成をおすすめします。

今回は、同窓会サイトが便利な理由や掲載すべきコンテンツ、作成のポイントについて解説します。
本記事を読めば同窓会サイトの利便性をご理解いただけるはずですので、ぜひ参考になさってください。

なお、ホームページ作成をご検討なら、Wepageをご検討ください。

同窓会サイト・ホームページの作成は、以下のようなメリットがあります。

人によっては、SNSアカウントを作成していない場合がありますが、同窓会サイトがあれば関係なく閲覧が可能です。

URLが共有できれば、LINEやX（旧Twitter）などのSNSで繋がっていない方にも、同窓会の案内ができる点もメリットといえます。

また、同窓会サイトに情報を集約でき、招待状など紙でのお知らせとは違い急な変更にも対応可能です。

同窓会サイト・ホームページを作成する場合、どのようなコンテンツが必要なのか把握しておきましょう。
ここでは、同窓会サイト・ホームページに掲載すべきコンテンツ例についてご紹介します。

２-１．開催概要

トップページには、同窓会の開催概要を掲載しましょう。
基本的には、以下のような項目があると安心です。

概要が一目でわかると、同窓会サイトに訪れた方がスケジュールを把握しやすくなります。

２-２．お知らせ

２-３．お申込みフォーム・出欠連絡フォーム

お申し込みフォーム・出欠連絡フォームは、同窓会サイト・ホームページに必須の項目です。

上記は入力項目として用意しておきましょう。

注意すべきなのは、結婚して苗字が変わっている方もいるはずなので、必ず旧姓で記入してもらうよう促してあげる点です。
名前の欄に「旧姓」と記載しておけば問題ないでしょう。

お申し込みフォーム・出欠連絡フォームがあると、より同窓会の管理がしやすくなるので忘れず設置することを推奨します。

２-４．参加者一覧

参加者一覧の項目があると、より使いやすく便利な同窓会サイト・ホームページに仕上がります。
あの人が参加する、といった情報がすぐにわかるので、自分も出席しようという方を増やすことができるでしょう。

また、参加者一覧に連絡が取れていない方の名簿も記載しておくと、知っている方が協力してくれるかもしれません。

２-５．フォトアルバム

２-６．問い合わせ

Webサイト・ホームページについて、あるいは同窓会について聞きたいことがある方のために、問い合わせフォームを設置しておくのも親切です。

問い合わせから周知しなくてはいけない情報を教えてもらえる可能性もあります。

お申込みフォーム・出欠連絡フォームとは別になるべく目立つ位置に設置しておくと、問い合わせを利用したい方が見つけやすくなるでしょう。

同窓会サイト・ホームページを作成する場合は、以下の3つのポイントを意識するのがおすすめです。

では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

３-１．スマートフォンに対応している

同窓会のホームページを作る場合、スマートフォンに対応していることは必須です。

現在インターネットを閲覧するデバイスの多くはスマートフォンであり、それに合わせてホームページも対応する必要があります。

おすすめはレスポンシブデザインです。
レスポンシブデザイン対応のホームページなら、自動的にパソコン・スマートフォンのサイズに合わせて適切に表示をしてくれます。

参考： スマホ対応ホームページ作成で気を付けたい６つのポイント

３-２．定期的に更新する

同窓会のサイトといえど、定期的に情報の更新を行う必要があります。

SNSに慣れているユーザーは特に、最新情報への感度が高く、更新されていない情報に不信感を抱く傾向があります。
また、同窓会の開催日が近づくにつれて、期待感をつのらせるような情報を提供しておくと、出席率を高められる可能性もあるでしょう。

同窓会サイト・ホームページは作成したら終わりではなく、定期的な運用・更新を心がけていきましょう。

３-３．サイトへ誘導する

同窓会サイト・ホームページは作っただけでは流入は見込めません。
そのため、まずは該当する卒業生をサイトへ誘導してください。
誘導方法はURLやリンクをLINEやSNSで共有するなど、様々な方法があります。

サイトのURLやリンクは他の卒業生に拡散してもらうと、より効率よく誘導が可能ですので、効率よく拡散させていきましょう。

また、招待はがきなど郵送を行う場合に、URLをQRコードにして掲載しておけばそこからも流入してくれることが考えられます。

参考： ホームページのQRコードの作成方法と手順を解説

同窓会サイト・ホームページを作るイメージを持ってもらうため、弊社が提供しているWepageを用いてご説明します。
操作は以下の手順です。

では、それぞれの手順を見ていきましょう。

４-１．メールアドレスだけで簡単申込

まずはWepageのサービスサイトから、「今すぐ無料でホームページを作成」ボタン、または「無料登録」ボタンをクリックします。

メールアドレスを入力する画面で、ご希望のメールアドレスを入力します。
「利用規約、個人情報の取得・利用について」をお読みいただき「同意する」にチェックを入れたうえで、「入力内容を確認」ボタンをクリックします。

ご入力いただいたメールアドレスにご案内メールが届きますので、メールをご確認ください。
（すぐに届かない場合は少しお待ちいただくか、入力したメールアドレスに間違いがないか、迷惑メールに振り分けられていないか、などをご確認ください）

デザイン選択画面上部で「イベント・行事」ボタンをクリックします。

行事・イベントテンプレートカテゴリが表示されますので、「同窓会」にカーソルを合わせる、またはタップして「このデザインで始める」または「これで始める」をクリックします。

４-２．同窓会のサイト名とアドレスを入力

ホームページ名とご希望のアドレスを入力します。
URLは「https://【ご希望の文字列】.wepage.com」です。
5文字以上の半角小文字英字・数字・ハイフン（先頭・末尾のハイフン除く）のみご利用いただけます。

入力したら下部の「次へ」ボタンをクリックします。

会社や活動の情報を入力する画面になります。
必要があれば入力しますが、入力しなくても構いません。
完了したら「決定」ボタンをクリックします。

ホームページが完成しました！
すぐに公開したければ「公開する」ボタンをクリック、できたホームページを一度確認したい場合は「プレビュー」ボタンをクリック、さらに編集したい場合は「編集する」ボタンをクリックします。

このように、Wepageではこれだけのステップで簡単にWebサイトを作成することができます。

４-３．ページの充実化

さらに情報を追加して、ページをより充実化させましょう。

「編集する」ボタンをクリックすると、編集画面に移動します。
文章や画像は、編集したい箇所をクリックすることで簡単に編集できます。

操作方法について、詳しくはサポートサイトで動画でもご確認いただけます。

編集が完了したら、上部メニューから「ダッシュボード」ボタンをクリックします。
表示されるメニューから、「保存」ボタンをクリックします。

ダッシュボード画面が表示されますので、「公開」ボタンをクリックします。
表示されるメニューから「公開」ボタンをクリックします。

同窓会サイトが公開されました。

４-４．LINEやSNSで告知、定期的に情報更新

同窓会サイトのURLは、最初に設定したURLです。
ダッシュボード画面の「URL」でもご確認いただけます。

このURLをコピーして、メールやSNSで送信しましょう。

また、定期的な情報更新を行い、常に最新情報を掲載するようにしましょう。

４-５．開催後は限定公開ページでフォトアルバムを作成

Wepageには以下の機能を無料プランでもご利用いただけます。

同窓会開催後はアルバムページを作成し、限定公開機能を使ってその日の参加者のみがパスワードで見られるページに設定できます。
アルバムページは、フォトアルバム機能を使って撮影した写真を掲載しましょう。

同窓会開催後もホームページを有効活用し、親睦を深めることができます。

もし手軽に同窓会サイト・ホームページを作りたいと考えているなら、弊社が提供している「Wepage」がおすすめです。

Wepageでは、以下の手順で簡単にホームページが作成可能です。

デザインテンプレートは約2万種類から選べて、レスポンシブデザイン対応かつ操作が簡単なため、使いやすい同窓会サイトを作れます。
ご興味がある方は、利用が無料のフリープランもご用意しておりますので、お気軽にWepageをご利用ください。

今回は同窓会を開催する際に作っておくと便利なWebサイトやホームページの作り方について解説しました。

Webサイトやホームページは、周知や出欠管理がしやすい点がメリットです。
そのため、お知らせや出欠確認フォームなど、必須項目は忘れずに掲載しておきましょう。

また、作成したら完了ではなく、必ずサイトへの誘導や情報の定期的な更新も忘れず行うようにしてください。

ぜひ本記事を参考にして、インターネットを活用した効率の良い同窓会を開催しましょう。